Jak připravit sál pro dobrou konferenci?

V poslední době se v českém on-linu pořádá velké množství různých off-linových vzdělávacích akcí. Mají různou úroveň, nicméně pokud podobnou akci pořádáte (nebo se chystáte pořádat), sepsali jsme pro vás několik tipů jak sál připravit, co a jak komunikovat s řečníky a jakým způsobem vše zvládnout bez problémů.

Jak připravit projekci, ozvučení a další potřebné věci

Základem úspěchu je kvalitně připravená technika a to ať děláte akci pro 30 nebo 2 000 lidí. Dá se rozdělit na 4 základní části:

  • Projekce
  • Ozvučení
  • Osvětlení
  • Technika pro řečníky

Projekce

Projekce je jedna z nejdůležitějších součástí konference. Neměli bychom na ní šetřit a měli bychom vybírat vždy podle dispozic sálu. Pokud je sál uzavřený a bez denního světla, může být vhodný „klasický“ projektor, protože udělá docela rozumný kontrast a obraz je docela slušně viditelný. Problém je ale pak s celkovým nasvícením stage – buďto se nasvítí zpravidla málo, aby byla projekce vidět, ale řečník je nasvícen špatně (a třeba na video záznamech vidět skoro není) a nebo se nasvítí hodně a projekce je pak mdlá a mnohdy nečitelná.

Důležité pro výběr projekce je tedy množství světla, které v sále je. A je jedno, jestli je to umělé osvětlení a nasvícení, nebo denní světlo. Trochu vhodnější je umělé světlo, které umíte regulovat, na rozdíl od venkovního světla, které mění v průběhu dne svoji intenzitu.

Okolní světlo je tedy pro projekci zásadní problém, který má vliv na kvalitu. Je tedy potřeba rozhodnout, zda budete používat „klasický“ projektor a nebo použijete high-end techniku v podobě LED stěny. Tu používáme my pro náš E-shop summit už několik let a jsme velmi spokojeni.

LED stěna má totiž hlavní výhodu – sama přímo svítí (podobně jako vaše TV doma) a proto je vidět i za velmi silného okolního světla. Dokonce má LED stěna regulaci jasu, takže když je více tmy, trochu se ubere (aby se lidem nevypálili oči) a naopak je-li světla moc, tak se přidá. Díky technologii má LED stěna i lepší kontrast a obraz je 100%. Bohužel je LED stěna velmi drahé zařízení (jen nákup stěny je cca 100 000 CZK na 1 m2 stěny a to se nebavíme o procesorech a jiných odbavovacích zařízeních, které jsou ke stěně jako příslušenství a jejich cena jde do stovek tisíc až milionů Kč) a i proto půjčovné je zpravidla 2-3x dražší, než obdobná projekce. Pokud ale chcete kvalitu obrazu na špičkové úrovni, investice se určitě vyplatí.

Pokud budete pronajímat LED stěnu, gratulujeme k výbornému rozhodnutí. Doporučíme ale spolupracovat s profesionály, kteří danou techniku přímo vlastní a nikde si ji nepůjčují. Jednou z takových firem je třeba Borovka, se kterými spolupracujeme na E-shop summitu už několik let i my. Cena proti konkurenci super a vždy bylo vše tak, jak jsme se dohodli. Navíc David (pan majitel) je skvělý člověk a jeho drive je neskutečný.

Není-li v rozpočtu dostatek peněz na LED stěnu, vezměte klasickou projekci, ale nešetřete na ní. Konferenci nemůžete vysvítit svým malým projektorem z kanceláře. Potřebujete pořádný profesionální stroj. Důležité jsou opět světelné podmínky, které když nejsou příznivé, je potřeba vzít hodně silný projektor (např. 20 000 ANSI) a mnohdy jste cenou už nad LED stěnou. U projektoru ovšem nehraje roli jen jeho svítivost (mnoho lidí si myslí, že čím větší svítivost, tím lepší), ale velmi důležitým parametrem je také kontrast. Pokud má projektor nízký kontrast, bude rozdíl mezi tmavou a světlou barvou mdlý a obraz tak špatně čitelný.

Dalším zásadním bodem je, aby byl projektor v dobré kondici. Mnoho agentur nabízí „za super cenu“ silné projektory, ale když přijedou na akci, tak zjistíte, že jsou „po smrti“. Respektive takový projektor stojí třeba 200 000 Kč a lampa do něj 50-70 % jeho ceny. Lampa má určitou životnost a pak se tzv. vysvítí (ztrácí svoji svítivost i kontrast a další vlastnosti). Pokud má lampa v projektoru už hodně za sebou, je obraz i přes předpoklad dobrého výsledku také velmi špatný – může být málo kontrastní, málo vysvícený nebo špatně čitelný.

V neposlední řadě mají projektory objektivy a čočky. Zažil jsme několik akcí, kde někdo postavil projektor, zkusil jestli svítí asi tak nějak na správné místo a více se tím nezabýval. Obraz byl pak rozmazaný a prakticky nečitelný. Na několika konferencích jsem také zažil, že se v průběhu celého dopoledne postupně zaostření projekcí dolaďovalo a není ani výjimkou, že se v průběhu dne mění objektiv (podobně jako na foťáku), protože ten původní, co tam někdo dal a neodzkoušel, není vhodný.

Dobrý dodavatel projekce se tedy pozná tak, že ho zajímají možnosti, kam projekci postavit, jak velké je promítací místo, jaké jsou světelné podmínky a dopočítá si, jaký projektor by měl přivézt. Na místě pak vše dostatečně včas postaví a odzkouší. Naše společnost od svých dodavatelů požaduje vždy tzv. „obrazové zkoušky“, kdy si projekce zpravidla večer předem vyzkoušíme a schválíme jejich kvalitu. Když se nám něco nelíbí, je třeba přes noc čas věci napravit. Když přijede agentura na místo hodinu před akcí, nemáte šanci jakkoliv problém ovlivnit. Myslete na to.

Ozvučení

Stejně tak, jako musí účastníci konferencí vidět na projekci, tak musí dobře řečníka slyšet. My máme nejraději sály, kde je hlavní ozvučení přímo instalované napevno na místě – tzn. divadelní či konferenční sály. Zpravidla jsou postavené na mluvené slovo a navrhoval je někdo, kdo ozvučení skutečně rozuměl a věděl, co a kam má umístit. Takové sály jsou půlka úspěchu.

Pokud ale v daném sále ozvučení není /nebo po zkouškách předem zjistíte, že je velmi špatné/, je potřeba postavit ozvučení vlastní. Na postavení vlastního ozvučení to chce opět nešetřit a vzít zkušeného zvukaře, který ovšem má zkušenosti s ozvučením konferencí. Pokud si vezmete Pepu, co zvučí „ty koncerty rockových kapel“, tak zpravidla mluvené slovo nebude umět moc dobře nazvučit a skončí to fiaskem. Druhým základním pilířem je použití kvalitní techniky. Ano, můžete použít pár aktivních reproduktorů v nákupu za 2 000 Kč/kus, ale pokud je srovnáte s bednami za 15 000 Kč, tak i jako laik poznáte znatelný rozdíl. Kvalitní techniky bude na ozvučení takového prostoru potřeba mnohem méně a zvuk bude kvalitnější. Je potřeba dbát na to, aby nevznikala ozvěna (přímo v sále ani zpět k řečníkovi) a aby bylo mluvené slovo dobře srozumitelné ve všech částech sálu. Není nic horšího, než když se snažíte soustředit na co, co řečník říká a není mu rozumět.

Druhou části ozvučení je režie + mix zvuku + mikrofony… My si zpravidla tuhle část objednáváme opět od kvalitní agentury, která má zkušené lidi, jenž tohle dělají prakticky denně. Dobrý zvukař dokáže i s horší technikou udělat skoro zázraky a je dobré ho nepodcenit. Jak vybrat mikrofony si necháme do části „technika pro řečníky“. Opět upozorníme na fakt, že před začátkem je potřeba dostatečně včas udělat zvukové zkoušky. Dobré je vědět, že kvalita zvuku (ozvěna) se v sálu a příchozími lidmi zlepší (ozvěna bude menší), protože každý člověk je akustické tlumení, které láme zvuk. Pokud tedy máte v prázdném sále drobnou ozvěnu (ne nic strašného), tak to lze ponechat.

Osvětlení

Světla – absolutně nejpodceňovanější část techniky pro konference. A není divu. Jakmile je stage malinko hůře nasvětlena, lidé to přežijí, protože mají zvuk a projekci, ale na řečníka není moc vidět. Navíc podvědomě to nepůsobí na lidi dobře.

Problém s osvětlením ale nastává ve chvíli, kdy chcete dělat video záznamy. V takovém případě je jedna věc mít opravdu kvalitní techniku (na domácí kameru za 5 tisíc kvalitu ve vnitřním sále neuděláte), ale pokud opravdu kvalitní a profesionální techniku máte, tak právě poté je vhodné mít stage velmi dobře osvícenou. Zásadní je osvětlení jak zepředu, tak ze stran i shora (aby řečník nevrhal velké stíny). Pokud máte klasický projektor, je potřeba světlo dobře směrovat, aby nesvítilo na místo, kde je projekce. Je také vhodné, aby se vše předem vyzkoušelo, včetně toho, že vyzkoušíte i krajní pozice pódia – zda i v krajích je řečník dobře nasvícen. Viděli jsme i záznamy z konferencí, kde řečníci chodící do stran pódia chodili do tmy…

Velkou otázkou je také samotné osvícení zbytku sálu – tedy místa, kde chodí a sedí lidé. Při pauze je zřejmé, že je rozsvíceno, ale jak k tomu přistoupit při samotných přednáškách? My preferujeme buďto pološero, nebo intenzivnější světlo. A je to hlavně ze dvou důvodů – jednak víme, že si část účastníků zapisuje poznámky (a za tmy to jde velmi špatně) a pak také víme, že řečníci rádi vidí publikum a mají s ním kontakt. Pokud totiž část s publikem není osvětlena, vidí ze stage řečník jen prvních pár řad (a ještě velmi špatně) a povídá do tmy, což není dobré.

S tím také souvisí intenzita světla, která se použije na osvícení samotného řečníka. Pokud na řečníka „pustíte“ zepředu velkou intenzitu světla, tak ho jen oslníte, do sálu stejně neuvidí, světlo mu bude velmi nepříjemné a bude se otáčet od lidí, zakrývat si (stínit si) oči nebo bude koukat většinu času do země. A to nechcete.

Je tedy vhodné i nad osvětlením, jeho skladbou a intenzitou přemýšlet a hlavně vše předem dostatečně vyzkoušet.

Technika pro řečníky

Jednou z nejdůležitějších částí je technické zajištění pro řečníky. Dáme-li jim totiž kvalitní podporu a vše bude fungovat, budou se moci soustředit na to, co chtějí publiku předat. V opačném případě bude mít zpravidla velký vliv na jejich projev každý technický problém, který nastane. Pojďme si popsat jednotlivé důležité body:

Clicker/prezentér – Jednoduše klikátko na přepínání slidů. Zdá se, že je to jasné, ale není. Pokud děláte akci pro pár lidí, tak vezmete malý clicker, který se dá koupit za méně něž 1 000 Kč (např. Logitech Wireless Presenter R400) a zdá se to být vyřešené. Za nás určitě takový clicker není vhodný. Zvládne sice vaši zasedačku v práci, ale známe i akce pro 30-40 lidí, kde je počítač na druhém konci místnosti a jakmile není přímá viditelnost řečník-přijímač, tak clicker moc nefunguje. Pak na takto malou akci doporučíme lepší verzi s větším dosahem (např.: Logitech Professional Presenter R700). Ten už má silnější signál a problémy při menších akcích nebývají.

U větších akcí je ale potřeba profesionální technika. Ano, i my jsme jeli vetší akce s R700, ale přijímač jsme dávali na 10 m USB prodlužovací kabel přímo na stage, ale i tak se drobné problémy občas objevily. Díky tomu jsme v dalších letech přešli na profi techniku. Pronajímáme ji přímo od agentury, co nám zajišťuje LED stěnu, a jsme velmi spokojeni. Výše zmíněné prezentéry jsou totiž určeny na nekomerční kancelářské užití. Ty profesionální startují cenou na 10 tis. Kč a nejen, že jsou bytelnější, ale hlavním rozdílem je, že pracují na jiných bezdrátových technologiích, než je např. BlueTooth. Mají tak mnohem lepší dosah a jejich funkce je takřka 100%. Na clickeru není tedy vůbec radno šetřit.

Náhledový monitor – Vhodný doplněk pro malé akce, ale nezbytná věc pro akce velké. Vezměte si, že jste řečník na pódiu. Máte mít oční kontakt s lidmi a neotáčet se k nim zády. Ale jak můžete vědět, co máte na projekci, když se nemáte otáčet? Ano, samozřejmě, musíte mít nějaký náhled toho, co na projekci aktuálně je a musí to být před vámi. I proto se používají v přední části podia (nebo pod ním) náhledové monitory, na kterých je zpravidla nejen to, co je na LED stěně či projekci za řečníkem, ale zpravidla také náhled na další slide, poznámky řečníky, časový odpočet a další, co si řečník přeje vidět.

Náhledový monitor mnohonásobně zlepší efekt z přednášení, protože řečník nemá potřebu se k publiku točit zády. Vhodné je také, aby monitor byl vzhledem k velikosti pódia dostatečně velký – musíte brát v potaz, že řečník na monitor musí vidět jak zprava, tak zleva, zepředu i zezadu… Prostě z každého místa stage. I proto se někdy používají dva nebo tři monitory. My na našich akcích zpravidla používáme pro náhledy 1-2 televize s úhlopříčkou 52″ az 60″ – což je dostatečné a žádný z řečníků neměl zatím problém.

Důležité je také vyzkoušet monitor ze strany účastníka – musí být umístěn nejen tak, aby na něj viděl řečník, ale zároveň nezakrýval výhled (zejména na projekci) nikomu z účastníků v publiku. Je potřeba si po nainstalování náhledových monitorů projít sál, posadit se na různá místa a vyzkoušet. I proto se náhledové monitory dávají mnohdy až pod pódium, aby nestínili účastníkům a nebo také kamerám pro záznam.

Odposlechy – Řečník se musí dobře slyšet. To nemusíte řešit u malé akce nebo malého sálu (zpravidla – záleží na nazvučení akce), ale u velké akce je to zásadní. Základem je, aby mikrofon, který má u sebe řečník, nechytal tzv. „zpětnou vazbu“ (pozn. takové to hlasité nevhodné pískání, když zvukař neumí svoji práci). Proto musíte mít hlavní ozvučení sálu před řečníkem a zvuk nesmí jít přímo na něj. Tím vzniká ale potenciální problém. Vzhledem k tomu, že zvuk se šíří rychlostí cca 340 m/s, tak u sálu, který má již desítky metrů na délku, vzniká ozvěna. A věřte nám, že ta i zkušené řečníky rozhází. Je to nepříjemný jev, kdy se slyšíte se zpožděním a je to velmi nepřirozené. Málokdo s takovou ozvěnou zvládne bez problémů přednášet a má to velký vliv na samotnou prezentaci řečníka.

Řešení tohoto problém je velmi jednoduché a levné – postačí na pódium pro řečníka přidat odposlechy (repro bedny), které budou zvuk směrovat bez ozvěny v dostatečné hlasitosti přímo na řečníka. On tak bude sebe slyšet dostatečně dobře, bez zpoždění a bude vše bez problémů.

Mikrofon – Mikrofon je základ, aby byl řečník dobře slyšet. Říkat, že drátový mikrofon není vhodný, snad ani nemusíme. Budeme se tedy bavit výhradně o těch bezdrátových a zde máme dvě základní možnosti. Mikrofon do ruky a pak mikrofonní port do klopy či na hlavu. Velmi často se objevuje bezdrátový mikrofon do ruky, ale není optimální. Méně zkušení řečníci ho neumějí držet dostatečně blízku u úst a jsou pak velmi špatně slyšet. Ani proškolení, než jdou na stage, většinou nepomáhá, protože na pódiu nemají řečníci čas myslet na takové věci. Druhým důvodem, proč ruční bezdrátový mikrofon nepoužívat je ten, že řečník má mikrofonem zabranou jednu ruku. Do druhé mu dáme prezentér/clicker a pokud nemá řečník 3 a více rukou, má ruce plné… Nemůže se napít, nic ukázat…

Druhým řešením je klopový či hlavový mikrofon. Rozdíl mezi nimi je, že klopový si řečník připíná na oblečení (na triko, sako apod.), hlavový si pak nasazuje kolem hlavy (za uši). Oba typy mají stejnou výhodu – pokud se umístí jak mají, je zvuk stále stejně dobrý. Dále pak odpadá i druhý problém předchozího řešení – řečník nemá plnou ruku a přednášení je pro něj jednodušší. Eliminujeme tak oba dva hlavní problémy ručních mikrofonů. Za nás bychom doporučili raději hlavový a ne klopový mikrofon, protože je praktičtější. Upozorníme ale na jednu praktickou záležitost – pozor na dámy, které mají dlouhé houpavé náušnice. Je potřeba je u hlavového mikrofonu před vystoupením sundat, jinak se rozhoupají a začnou do mikrofonu „ťukat“. A takové rány v reproduktorech opravdu nechcete.

Proč se tedy ještě používají ruční mikrofony a ne klopové nebo hlavové? Odpověď je jednoduchá – za vším hledejte peníze. Mezitím co ruční mikrofon stojí půjčit i koupit mnohem méně, tak hlavový je 2-4x dražší. Při půjčení jsou to jednotky stokorun vs. 1-2 tisíce Kč u ruční vs. hlavový mikrofon. Za nás určitě preferujeme hlavové, protože jsou prostě to, co na akci chcete.

Nutné je také počítat s tím, že mikrofonů potřebujete více – ne jen jeden. Na naše akce bereme vždy 4 ks pro každou stage – jeden pro řečníka na pódiu, druhý pro moderátora, třetí pro řečníka, který se připravuje v back-stage a čtvrtý jako záložní.

Osvětlení – Osvětlení stage pro řečníka jsme řešili už v bloku nadepsaném „Osvětlení“ výše. Pokud čtete článek s přeskakováním, posuňte se nahoru. Jinak už vše potřebné víte.

Odpočet času – Pokud chcete dodržovat časy uvedené v programu konference, je bezpodmínečně nutné, aby měli řečníci na pódiu monitor, na kterém poběží odpočet času. Jedině tak mohou mít řečníci přehled o čase a přizpůsobit tak své přednášení vyhrazené časové dotaci.

Řečnický pult – Na některých konferencích se objevuje, my ho ale na stage nedáváme. Důvodem je, že nechceme řečníka „zaseknout“ na jednom místě – aby stál za pultem. Je to pak nuda a pokud řečníkovi nedáme pult, je jeho vystoupení mnohdy mnohem dynamičtější a lepší.

Odkládací stolek – Na stagi je vhodné mít pro řečníky místo, kam jde odložit např. pití apod.

Sezení – V neposlední řadě – na našich akcích ho realizujeme a používáme pro rozhovor moderátor vs. řečník po přednášce, kdy se podávají dotazy na řečníka. Pokud takové místo budete na stagi mít, tak ho prosím mějte někde u kraje, aby nekrylo výhled nikomu z publika na běžné program. Dále ho mějte dobře osvětlené a viditelné ze všech míst sálu.

Ostatní

Vše k technice jsme si tedy už řekli. Je tu ale ještě jedna věc, kterou je ve spojení s technikou vhodné řešit – kam umístit technické zázemí.

Divadelní sál – je to sál, kde je velké pódium, je dost hluboké a v sále není místo, kde by se dal zvukař, osvětlovač a další rozumně umístit. V takovém případě umísťujeme režii a další nejlépe za projekci. Není vidět, místa je dost a vše funguje. V takovém případě je ale nutnost, abyste měli v předu kameru a technici viděli na monitoru, co se před projekcí děje. Jinak nemohou reagovat.

Jiné (univerzální) sály – zde je možností více. Zvukaři mají nejraději, když jsou přímo proti pódiu a přímo v centru dění. Zpravidla ale „překážejí“ ve výhledu účastníkům a proto je my neradi na takové místo v sálu pouštíme. Jedním z řešení je, že se umístí přímo dozadu, aby nikomu nevadili, ale je zde zase občas problém s komunikací, jsou-li daleko od stage. I proto jsou tu další 2 možnosti – opět přímo za projekcí, ale to bývá zbytečné. A pak to, co děláme nejraději – někde u strany, blízko stagi. Na komunikaci back-stage vs. technici je to výborné, zvukař dobře slyší, osvětlovač dobře vidí a video technik vidí, co má na projekci a také na řečníka. Všichni jsou spokojeni. A tak vy, až budete dělat podobnou akci, zamyslete se, co potřebujete a podle toho režii a zbytek ovládání techniky umístěte.

 

Závěrem

Pořádat konferenci není žádná sranda. Je pravda, že chybami se člověk učí, ale není  nic horšího, než dostat lidi na akci a tam je naštvat. Jednak si vše řeknou (a napíší na sociální sítě), ale hlavně už příště nepřijdou. I proto pro ostatní sdílíme tyto naše zkušenosti a poznatky a věříme, že pomohou ke kultivaci českých nejen on-linových konferencí. Pokud potřebujete s produkcí akce pomoci, klidně se nám ozvěte. A nebo se nás zeptejte, co vás zajímá v komentářích k tomuto článku.

Zakladatel OnCon s.r.o., hlavní pořadatel E-shop summit, E-shop akademie, E-shop expo a v roce 2019 Czech On-line Expo.
Působí také jako E-shop konzultant, kdy řídí projekty v e-commerce a nastavuje procesy v e-shopech.
Napsal E-shop knihu - první komplexní knihu o tom, jak postavit úspěšný a výdělečný e-shop.

5 Comments

    • Odpovědět

      Velmi těžko. Respektive máš několik rizik:
      1) Připojení – na tom to ve velkém případě začíná a končí. Musíš mít kvalitní linku, která má dostatečnou propustnost. My na expo pronajímali optiku s vyhrazenou propustností (obousměrně) 800 Mbit/s.
      2) Pokrytí sálů – když už je dobré připojení a traffic propustí, je to o velmi dobrém vybavení a špičkovém síťaři. Protože tohle není věc pro člověka bez zkušeností a znalostí síťařiny. Na takovéto akce se používají velkokapacitní zařízení. Na výstavišti jsem použili místní Motoroly, které jsou na traffic postavené, na jiných akcích, kde si síť stavíme na míru používal náš síťař XIRRUS (speciální zařízení). A protože jedno takové AP stijí desítky tisíc Kč, tak se nevyplatí ho kupovat, ale pronajímá se. (Pozn. Na Xirrusech se dělá třeba síť na Rock For People a jiných obrovských akcích).

      Důležité je u sítě počítat s propustností linky a pak je dost limitní počet připojených zařízení, protože každé AP má nějaké limity. Jakmile se vše dobře spočítá a nešetří se, dá se postavit síť pro tisíce lidí zcela bez problémů. Je to ale za cenu desítek až nižších stovek tisíc Kč a dobrých lidech a vybavení.

    • Odpovědět

      Tady pár info, jak a proč se to nepovedlo na ES2016 https://lynt.cz/blog/wifi-na-eshopsummit-2016 – tam to selhalo na konektivitě. Na ES2017 byla velmi podobná konfigurace s tím rozdílem, že konektivita opravdu fungovala a výsledkem bylo, že to jelo jak fík 🙂
      Na Expu byla místní profi síť a dobrá konektivita, nicméně bylo pár problémů u stánkařů, když si některé slaboučké anténky v jejich noteboocích nedokázaly poradit s rušnějším prostředím a proto bych doporučil mít připravených pár USB donglů s větší anténkou na případnou zápůjčku.

    • Odpovědět

      Díky za připomínku.

      Ano, na odpočet času pro řečníka jsem samozřejmě zapomněl a do textu doplňuji.

      Snad těch věcí, na kterém jsem zapomněl, není více.

Leave Comment

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *